1. Общие положения
1.1. При обработке персональных данных Общество с ограниченной ответственностью «Университет 5.0» (далее – ООО «Университет 5.0», компания) исходит из необходимости обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
1.2. Соблюдение Положения является главным условием обработки персональных данных компанией и обязательно для всех работников ООО «Университет 5.0».
1.3. Целью Положения является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, определение политики ООО «Университет 5.0» как оператора в отношении обработки персональных данных. Положение регулирует отношения ООО «Университет 5.0» и граждан, возникающие в связи с обработкой их персональных данных компанией.
1.4. ООО «Университет 5.0» принимает правовые, организационные и технические меры, необходимые для обеспечения исполнения законодательства о персональных данных, либо обеспечивает их принятие.
1.5. Настоящее Положение и изменения к нему утверждаются генеральным директором ООО «Университет 5.0» и вводятся приказом. Все работники должны быть ознакомлены под подпись с данным Положением и изменениями к нему.
1.6. Настоящее Положение вступает в силу с 12 апреля 2021 г.
2. Термины и определения
2.1. Термины и определения, используемые в Положении, приведены в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – ФЗ «О персональных данных») и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а именно:
2.1.1. персональные данные (далее – ПДн) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПДн).
ПДн и их категории могут различаться по степени определенности и определимости субъекта ПДн и зависят от действительной возможности определения на их основе конкретного человека и гражданина (субъекта).
Данные, не определяющие личность человека и гражданина, или не позволяющие определить такую личность даже с применением каких-либо процедур[1], не являются ПДн, а их обработка не связана с необходимостью соблюдения законодательства Российской Федерации о ПДн. К указанным данным могут относится такие популярные сведения, как пол, возраст, должность[2], профессия, хобби и пр., и сведения, появляющиеся в связи с повсеместным проникновением сети Интернет в повседневную жизнь[3], до тех пор, пока такие сведения не позволяют установить личность человека и гражданина;
2.1.2. субъекты ПДн – определенные или определяемые (поддающиеся определению) физические лица. К числу таких лиц могут относиться работники, обучающиеся и выпускники ООО «Университет 5.0», участники мероприятий, проводимых компанией, и иные лица;
2.1.3. работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с компанией;
2.1.4. обучающийся – физическое лицо, осваивающее образовательную программу. Для целей Положения к обучающимся относятся также физические лица, приобретающие какие-либо знания, умения и навыки, формирующие компетенции, удовлетворяющие свои образовательные потребности в интеллектуальном, духовно-нравственном, физическом и (или) профессиональном совершенствовании в иной форме;
2.1.5. выпускник – физическое лицо, завершившее освоение образовательной программы;
2.1.6. обработка персональных данных (далее – обработка ПДн) – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
2.1.7. оператор – государственный или муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Для целей Положения оператором является ООО «Университет 5.0»;
2.1.8. законодательство о ПДн – Конституция Российской Федерации, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с обработкой ПДн.
3. Условия обработки персональных данных
3.1. Получая ПДн от работников, обучающихся, иных лиц, указанных в настоящем Положении, и начиная их хранение, ООО «Университет 5.0» становится оператором. Обработка ПДн осуществляется ООО «Университет 5.0» с соблюдением принципов, условий и правил, предусмотренных законодательством о ПДн, в следующих основных случаях:
3.1.1. обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта ПДн на обработку его ПДн. При этом для обработки специальных категорий ПДн, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, биометрических ПДн, если обработка таких ПДн не противоречит локальным нормативным актам ООО «Университет 5.0», равно как и для включения любых ПДн в общедоступные источники ПДн и/или передачи ПДн работников третьим лицам необходимо получение указанного согласия в письменной форме либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
3.1.2. обработка ПДн необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на ООО «Университет 5.0» как оператора функций, полномочий и обязанностей, в том числе:
— трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из Трудового кодекса Российской Федерации, иных федеральных законов и законов субъектов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права;
— Правилами ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2014 № 1132;
— иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.1.3. обработка ПДн необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект ПДн, в том числе в случае реализации оператором своего права на уступку прав (требований) по такому договору, а также для заключения договора по инициативе субъекта ПДн или договора, по которому субъект ПДн будет являться выгодоприобретателем или поручителем.
К указанному случаю относится, в частности, обработка ПДн обучающихся по дополнительным профессиональным программам, прочих получателей услуг и работ ООО «Университет 5.0», а также физических лиц – контрагентов ООО «Университет 5.0» . К указанному случаю обработки ПДн может также относиться обработка, осуществляемая ООО «Университет 5.0» на основании предоставляемых в связи с заключением указанных договоров согласий на обработку ПДн.
3.1.4. обработка ПДн необходима для научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;
3.1.5. обработка ПДн осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, при условии обязательного обезличивания ПДн;
3.1.6. осуществляется обработка ПДн, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом ПДн либо по его просьбе (ПДн, сделанные общедоступными субъектом ПДн).
3.2. Все вышеуказанные ПДн субъектов, групп субъектов ПДн и иные ПДн обрабатываются в объеме и в сроки, предусмотренные соответствующими согласиями на обработку ПДн, в том числе выраженными в тексте трудовых и гражданско-правовых договоров, и/или в нормативных правовых актах, и/или локальных нормативных актах ООО «Университет 5.0» , и/или вытекающими из таких нормативных правовых актов и локальных нормативных актов ООО «Университет 5.0» , либо в сроки, необходимые для достижения указанных целей. Вышеперечисленные условия обработки ПДн не являются исчерпывающими. Предоставляемые согласия на обработку ПДн могут дополнять или изменять иным образом цели, объем, способы и сроки обработки ПДн.
3.3. Обработка ПДн иных лиц осуществляется при наличии их согласий, если они фактически взаимодействуют с ООО «Университет 5.0», в том числе в форме возникающих или существующих правоотношений. Если иное не указано в Положении, заключаемых договорах или предоставляемых субъектами ПДн согласиях на обработку ПДн, ООО «Университет 5.0» использует такие ПДн исключительно для целей, для которых они были предоставлены компании, в частности, в целях предоставления ответов на вопросы, предоставления доступа к определенной информации и знаниям.
3.4. Работники ООО «Университет 5.0», которые обрабатывают ПДн в компании, заблаговременно, до начала обработки ПДн, должны убедиться в ее допустимости и законности, удостовериться относительно обладания компанией соответствующими полномочиями и/или согласиями субъектов ПДн. При отсутствии таких полномочий и/или согласий указанный работник ООО «Университет 5.0» должен обеспечить получение согласия от субъекта, обработка ПДн которого планируется. В этой связи он может:
— предусматривать в различных электронных регистрационных формах, переписке по электронной почте и телефонных переговорах получение согласий на обработку ПДн от соответствующих субъектов ПДн с обязательной фиксацией такого согласия в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, в том числе с последующим личным подтверждением предоставления согласий такими субъектами;
— применять рекомендуемую форму письменного согласия (приложение 1).
3.5. К работникам ООО «Университет 5.0», которые обрабатывают ПДн в компании, по должности относятся:
- генеральный директор компании, а также сотрудники его секретариата;
- сотрудники отдела кадров компании;
- сотрудники бухгалтерии компании;
- сотрудники, предоставившие компании свои персональные данные;
- руководители отделов, предоставивших компании свои персональные данные.
3.6. В отсутствие указания на иное, предоставляя свои ПДн компании, субъект ПДн принимает условия Положения и тем самым свободно, своей волей и в своем интересе распоряжается ими, осознает последствия их предоставления и выражает свое согласие на их обработку в целях, для достижения которых они предоставляются, а также в целях соблюдения ООО «Университет 5.0» нормативных и ненормативных правовых актов, принимаемых в Российской Федерации; исполнения решений, поручений и запросов органов государственной власти и их должностных лиц; обеспечения информирования о проводимых компанией мероприятиях, выполняемых исследованиях, реализуемых проектах и их результатах; продвижения товаров, работ, услуг компании на рынке, в том числе путем осуществления прямых контактов с субъектами ПДн с помощью средств связи; осуществления компанией своей уставной деятельности; а также аккумуляции сведений о лицах, взаимодействующих с ООО «Университет 5.0», путем сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновление, изменение), извлечения, использования, передачи (распространения, предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, удаления, уничтожения, совершаемых, в том числе с использованием средств автоматизации. Объем обрабатываемых ПДн в указанном случае ограничивается теми данными, которые предоставлены субъектами ПДн самостоятельно, а срок обработки ПДн составляет 5 (пять) лет с момента их предоставления.
Несмотря на широкий перечень действий, допустимых с ПДн, на совершение которых дается такое согласие, при обработке ПДн компания ограничивается достижением конкретных, заранее определенных, законных целей и не допускает избыточности их обработки.
ООО «Университет 5.0» воздерживается от продажи или предоставления в пользование ПДн в какой-либо объективной форме. Обработка ПДн в компании за пределами вышеуказанных случаев, в отсутствие согласий субъектов ПДн на их обработку, запрещена.
4. Доступ к персональным данным 4.1. К обработке ПДн в ООО «Университет 5.0» допускаются только те лица, которые указаны или определены в Положении, лица, которым в установленном настоящим Положением порядке делегированы соответствующие полномочия, а также лица, чьи ПДн подлежат обработке.
4.2. Иные работники ООО «Университет 5.0» могут получать доступ к ПДн в целях чтения и подготовки методических, аналитических, сводных и иных материалов в части вопросов, относимых к деятельности таких лиц ООО «Университет 5.0» , к которым они относятся. Доступ иных работников ООО «Университет 5.0» к ПДн может быть осуществлен исключительно при условии предоставления компании обязательств таких лиц по сохранению соответствующих ПДн в тайне.
4.3. Лица, виновные в нарушении порядка обработки ПДн, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность. В отношении работников ООО «Университет 5.0», нарушивших порядок обработки ПДн, могут быть применены дисциплинарные взыскания.
5. Права субъекта персональных данных 5.1. ООО «Университет 5.0» не осуществляет обработку ПДн в отсутствие согласий субъектов ПДн и/или за пределами условий обработки ПДн, указанных в законодательстве о ПДн, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
5.2. Субъект ПДн имеет право ознакомиться с объемом предоставленного им ООО «Университет 5.0» согласия.
5.3. Любой субъект ПДн вправе направить в адрес ООО «Университет 5.0» отзыв предоставленного им согласия на обработку его ПДн в той же форме, в которой такое согласие от него было получено.
5.4. Субъект ПДн может осуществлять иные права, предусмотренные законодательством о ПДн.
[1] В частности, посредством поисковых запросов, запросов в информационно-коммуникационной сети «Интернет», в том числе в социальных сетях и пр.
[2] В случае, если она не уникальна, без указания места работы.
[3] В частности, сведения о динамических IP-адресах для непрофессионального потребителя услуг связи.